Kinh nghiệm mở quán cafe 24h bắt buộc phải biết trước khi xuống tiền

Không ít chủ đầu tư hào hứng với ý tưởng mở cafe 24h rồi lặng lẽ trở về giờ hoạt động bình thường sau 3 đến 6 tháng. Không phải vì ý tưởng sai, mà vì họ không chuẩn bị đúng thứ cần chuẩn bị. Mở quán cafe hoạt động 24 giờ không phải là bài toán marketing hay vận hành đơn thuần. Nó bắt đầu từ những quyết định thiết kế và đầu tư cơ sở vật chất từ ngày đầu tiên và nếu làm sai ở giai đoạn đó, mọi nỗ lực vận hành về sau đều chỉ là vá víu. Bài viết này tổng hợp những kinh nghiệm mở quán cafe 24h mà mọi chủ đầu tư nghe trước khi bỏ tiền đầu tư.

1. Không nên mở 24h ngay từ đầu 

Điều đầu tiên trong danh sách kinh nghiệm mở quán cafe 24h lại là lời khuyên không nên mở 24h ngay. Bởi khi một quán cafe mới mở, ba tháng đầu là giai đoạn hệ thống còn đang thử nghiệm ở mọi mặt: nhân viên chưa thuần thục quy trình, menu chưa được tinh chỉnh theo phản hồi thực tế, và quan trọng nhất bạn chưa có đủ dữ liệu về lượng khách để biết ca đêm của mình có đủ nhu cầu hay không.

Mở 24h ngay từ đầu trong bối cảnh đó đồng nghĩa với việc bạn đang chịu toàn bộ chi phí vận hành của ca đêm (nhân sự, điện, nguyên liệu) trong khi chưa có lượng khách đủ để bù. Kết quả là thua lỗ kép: vừa mất tiền thật, vừa mất tinh thần đội ngũ vì ca đêm quá vắng.

2. Địa điểm không chỉ là "vị trí đẹp"

Với quán cafe thông thường, chọn địa điểm thường xoay quanh mật độ dân cư, khả năng nhìn thấy từ đường, và chi phí thuê mặt bằng. Với mô hình cafe 24h, bạn cần thêm một bộ tiêu chí hoàn toàn khác, đánh giá theo hiệu suất ban đêm.

Những yếu tố địa điểm quyết định thành bại ca đêm:

Dòng người thực tế sau 22 giờ: Đừng chỉ khảo sát địa điểm vào ban ngày. Hãy đến đó lúc 23 giờ, 1 giờ sáng và quan sát ai đang đi ngang qua, họ đang làm gì, và liệu họ có lý do để ghé vào một quán cafe không. 

Hàng xóm kinh doanh xung quanh: Gần bar, club, hay karaoke tạo ra lượng khách tự nhiên sau nửa đêm nhưng cũng kéo theo nhóm khách khó quản lý hơn. Gần bệnh viện, trường đại học, hoặc khu văn phòng của doanh nghiệp hoạt động ca đêm là lý tưởng nhất về mặt chất lượng tệp khách.

Khả năng đỗ xe và an toàn khu vực: Khách đến cafe lúc 2 giờ sáng rất nhạy cảm với cảm giác an toàn khi để xe và di chuyển ra vào. Một địa điểm có bãi đỗ xe tốt hoặc ngõ vào rõ ràng, đủ ánh sáng đường phố là lợi thế cạnh tranh thực sự vào ban đêm.

Quy định địa phương về tiếng ồn và giờ hoạt động: Đây là điều tưởng đơn giản nhưng nhiều chủ quán bỏ qua cho đến khi nhận được phản ánh từ hàng xóm hoặc tổ dân phố. Hãy xác minh trước với cơ quan địa phương về khả năng được cấp phép kinh doanh đến giờ muộn tại địa chỉ cụ thể đó.

Từ góc độ thiết kế thi công, địa điểm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giải pháp kỹ thuật: tòa nhà nằm trong khu dân cư đông đúc đòi hỏi cách âm nghiêm ngặt hơn.

3. Khách ngày và khách đêm là hai tệp hoàn toàn khác nhau

Thực tế, khách ban ngày và khách ban đêm có hành vi gần như đối lập, và hiểu rõ điều này sẽ thay đổi toàn bộ cách bạn đầu tư vào không gian.

3.1. Tệp khách ban ngày 

Thường bao gồm dân văn phòng, học sinh sinh viên, người đi làm ghé buổi sáng. Họ thường ngồi dưới 90 phút, ưu tiên tốc độ phục vụ, không quá khắt khe về sự riêng tư, và chấp nhận được không gian đông vui, âm nhạc sôi. Họ đến vì cà phê và không gian làm việc tạm thời.

3.2. Tệp khách ban đêm 

Có cấu trúc hoàn toàn khác: freelancer và người làm việc remote ca đêm, nhóm bạn bè,.... Họ ngồi lâu hơn nhiều (2 đến 4 giờ là bình thường), đặt cao yêu cầu về sự yên tĩnh và riêng tư, và thường ít tiêu dùng theo giờ hơn.

Không gian cần được phân vùng thông minh ngay từ bản vẽ. Nếu thiết kế không tính đến điều này, bạn sẽ có một không gian phục vụ tốt cho một tệp và không tốt cho tệp kia và thường thì tệp bị thiệt là khách đêm, vì đa số thiết kế cafe ở Việt Nam vẫn đang tư duy theo nhu cầu ban ngày.

4. Cân đối chi phí bán hàng 

Kinh nghiệm mở quán cafe 24h về mặt tài chính tập trung vào một nguyên tắc cốt lõi: chi phí cố định được trải ra nhiều giờ hơn, nhưng chi phí biến đổi theo ca đêm phải được kiểm soát kỷ luật hơn ban ngày.

4.1. Chi phí nhân sự ca đêm

Theo quy định lao động Việt Nam, làm việc từ 22 giờ đến 6 giờ sáng được tính là làm đêm với mức phụ cấp tối thiểu 30% trên lương giờ. Trong thực tế thị trường lao động F&B hiện tại, để tuyển và giữ người cho ca đêm, bạn cần trả từ 130 đến 150% so với ca ngày. Tính cụ thể: nếu ca ngày cần 4 nhân viên với chi phí X, ca đêm có thể chỉ cần 2 người nhưng với tổng chi phí nhân sự vẫn tương đương 60 đến 70% ca ngày.

4.2. Chi phí điện năng

Hệ thống điều hòa là khoản tiêu thụ điện lớn nhất. Ca đêm thường có ít khách hơn nhưng không thể tắt điều hòa đây là chi phí cứng. Giải pháp thiết kế: sử dụng hệ thống điều hòa đa cục hoặc VRV cho phép tắt từng khu vực độc lập, thay vì hệ thống trung tâm buộc phải chạy toàn bộ. 

4.3. Định mức nguyên liệu ca đêm

Vì lượng khách khó dự đoán hơn ban ngày, tỷ lệ nguyên liệu bị bỏ đi (hết hạn sử dụng hoặc không dùng hết) cao hơn. Hãy thiết kế menu ca đêm gọn hơn với ít nguyên liệu chuyên biệt hơn. 

4.4. Điểm hòa vốn ca đêm

Hãy tính cụ thể con số này trước khi mở. Nếu chi phí biến đổi ca đêm (nhân sự + điện + nguyên liệu) là 2 triệu đồng/ca 8 tiếng, và giá bán trung bình một lượt khách là 80.000 đồng, bạn cần ít nhất 25 lượt khách/ca để hòa vốn tức khoảng 3 lượt/giờ. Đây là con số thực tế và hoàn toàn khả thi ở vị trí tốt.

5. Đầu tư thiết kế đúng cho trải nghiệm ngồi lâu 

Nếu chỉ được chọn một yếu tố thiết kế quan trọng nhất cho quán cafe 24h, tôi sẽ không do dự: đó là thiết kế cho trải nghiệm ngồi lâu. 

5.1. Ghế ngồi là khoản đầu tư không được phép cắt giảm

Trong thiết kế cafe thông thường, ghế thường được chọn theo tiêu chí thẩm mỹ và chi phí. Với cafe 24h, phải thêm tiêu chí thứ ba: khả năng hỗ trợ tư thế ngồi thoải mái trong 3 đến 4 giờ liên tục. Chi phí có thể sẽ có chênh lệch so với loại thông thường nhưng tác động đến thời gian ngồi trung bình của khách là đáng kể.

5.2. Ổ cắm điện

Với khách đêm làm việc laptop, ổ cắm không phải là tiện ích phụ mà đó là điều kiện tiên quyết để họ ở lại. Điều này cần được lên kế hoạch trong thiết kế điện ngay từ giai đoạn bản vẽ kỹ thuật không phải lắp ổ cắm nổi sau khi đã hoàn thiện sàn và tường.

5.3. Hệ thống ánh sáng phân vùng và điều chỉnh được

Ban ngày: ánh sáng đủ sáng, có thể kết hợp ánh sáng tự nhiên, nhiệt độ màu từ 4.000 đến 5.000K (trắng trung tính) phù hợp với không gian làm việc và gặp gỡ.

Ban đêm: cần chuyển sang nhiệt độ màu 2.700 đến 3.000K (vàng ấm), giảm độ sáng tổng thể xuống 40 đến 60% và tăng cường chiếu sáng cục bộ tại từng bàn. Hiệu ứng này tạo cảm giác ấm áp, riêng tư. Để thực hiện được điều này, hệ thống điện phải có dimmer và phân vùng điều khiển độc lập ngay từ thiết kế. 

5.4. Âm học không gian

Đây là yếu tố thường bị bỏ qua hoàn toàn trong thiết kế cafe Việt Nam, nhưng với mô hình 24h thì không thể bỏ qua. Không gian ồn (tiếng vang lớn, âm thanh từ bàn này sang bàn kia) khiến khách không thể tập trung làm việc và không thể nói chuyện riêng tư.

Có sử dụng trần thạch cao hoặc vật liệu mềm thay vì trần bê tông trần trụi, đặt rèm vải hoặc vách ngăn mềm giữa các khu vực, và tránh lát toàn bộ sàn bằng gạch cứng mà không có yếu tố thảm hoặc vật liệu hút âm. Những điều chỉnh này trong giai đoạn thiết kế có chi phí gần bằng 0 so với giải pháp xử lý âm học chuyên dụng sau khi thi công xong.

7. Quản lý an ninh là điều kiện bắt buộc

Những sự cố an ninh hiếm khi xảy ra vào ban ngày, nhưng ban đêm khả năng sẽ cao hơn. Vậy nên giải pháp thiết kế không gian từ ban đầu sẽ hỗ trợ rất tốt việc quản lý an ninh từ bên trong.

Quầy bar phải có tầm nhìn bao quát toàn bộ sàn: Đây là nguyên tắc thiết kế số một cho cafe hoạt động đêm. Nhân viên tại quầy phải nhìn thấy tất cả các bàn, không có góc khuất. Nếu mặt bằng có điểm mù, cần bổ sung gương hoặc điều chỉnh vị trí quầy ngay từ bản vẽ.

Hệ thống camera phải phủ đủ và hiển thị trực tiếp: Để nhân viên ca đêm có thể quan sát theo thời gian thực. 

Ánh sáng bên ngoài quán: Khu vực trước quán, bãi đỗ xe và lối vào cần được chiếu sáng đầy đủ suốt đêm. Đầu tư vào hệ thống đèn ngoại thất là khoản chi phí nhỏ nhưng hiệu quả cao.

Kinh nghiệm mở quán cafe 24h quan trọng nhất đó là hãy dự tính ngay từ khi bắt tay vào đầu tư quán. Hãy nghĩ đến phương án kinh doanh ca đêm sau này để điều chỉnh phù hợp từ những bản vẽ đầu tiên chứ không phải sau khi quán đã khai trương và bắt đầu mở muộn. Nếu bạn đang trong giai đoạn lên kế hoạch và cần đánh giá thực tế về mặt bằng, thiết kế không gian, và tính khả thi của mô hình 24h cho dự án cụ thể của mình, đây là thời điểm đúng để trao đổi với đội ngũ có kinh nghiệm. 

Tại KenDesign, chúng tôi không chỉ tạo ra những không gian đẹp mắt mà còn phản ánh cá tính và phong cách riêng của bạn. Hãy để chúng tôi hiện thực hóa tầm nhìn của bạn với các giải pháp thiết kế - thi công nội thất riêng biệt. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua:

Fanpage: KenDesign để được tư vấn MIỄN PHÍ!