4 nguyên tắc xương máu khi thuê đơn vị thiết kế quán cafe

Sau khi hoàn thiện công trình, không ít chủ đầu tư phải ngậm đắng nuốt cay lên mạng bóc phốt các đơn vị thiết kế quán cafe làm việc tắc trách. Tình trạng chung là bản vẽ nhìn rất ảo diệu nhưng ra thực tế lại không thể thi công, hoặc không gian ngoài đời trông thô kệch, lệch tông hoàn toàn so với ảnh phối cảnh 3D. Tuy nhiên, nếu phân tích khách quan, một phương án thiết kế thất bại có một nửa trách nhiệm thuộc về chủ quán do đưa ra yêu cầu quá mơ hồ và liên tục thay đổi ý định. Kiến trúc sư chỉ là người đưa ra lời giải; nếu bạn cung cấp một đề bài sai hoặc thiếu thông số đầu vào, họ không thể trả về kết quả đúng. Để giúp bạn làm chủ cuộc chơi, bảo vệ túi tiền của mình và kiểm soát chất lượng công trình, dưới đây là 4 nguyên tắc cốt lõi khi hợp tác với các đơn vị kiến trúc mà bạn cần nằm lòng.

1. Định lượng mọi yêu cầu bằng số liệu rõ ràng với đơn vị thiết kế quán cafe

Một thói quen tai hại của đa số chủ quán khi mới bắt đầu là luôn sử dụng những tính từ mang tính cảm tính để mô tả không gian mong muốn: "Chị muốn quán nhìn thật sang trọng, ấm cúng nhưng vẫn phải tối giản và có nét chấm phá độc đáo". Cần nhớ rằng, "sang trọng" hay "ấm cúng" là những khái niệm không có quy chuẩn cụ thể, mỗi người sẽ có một cách hình dung khác nhau. Hệ quả là đôi bên hiểu sai ý nhau, bản vẽ phải sửa đi sửa lại vô số lần gây ức chế và chậm tiến độ. Cách làm việc chuyên nghiệp nhất là hãy quy đổi mọi mong muốn trong quy trình thiết kế quán cafe thành các thông số kỹ thuật và số liệu kinh doanh cụ thể:

Minh bạch hóa hạn mức tài chính đầu tư từ phút đầu tiên: Đừng bao giờ có tâm lý giấu giếm ngân sách vì sợ đơn vị thầu đẩy giá. Hãy thẳng thắn tuyên bố: "Tổng chi phí tôi dành cho phần hoàn thiện nội thất và decor là 500 triệu đồng". Một kiến trúc sư thực chiến và nhạy bén với thị trường sẽ tự khắc biết cách sàng lọc, lựa chọn phân khúc vật liệu phù hợp để gói gọn công trình trong tầm giá đó. Ngược lại, nếu bạn mập mờ về tài chính, kiến trúc sư sẽ thỏa sức sáng tạo với các vật liệu xa hoa, để rồi khi nhận bảng bóc tách khối lượng thi công, bạn sẽ phải ngã ngửa vì vượt quá khả năng chi trả.

Cung cấp bức tranh vận hành thực tế của cửa hàng: Đội ngũ kiến trúc cần các con số thực tế để quy hoạch mặt bằng công năng một cách khoa học. Bạn cần làm rõ các vấn đề: Lượng khách dự kiến đổ về quán vào khung giờ cao điểm là bao nhiêu? Quán định hướng kinh doanh cà phê máy chuyên nghiệp hay cà phê phin truyền thống (bởi kích thước, trọng lượng và công suất nguồn điện của hai hệ thống này lệch nhau rất lớn)? Quy trình phục vụ tại quán là khách tự lấy đồ tại quầy hay nhân viên sẽ phục vụ tận bàn? Những dữ liệu này sẽ quyết định trực tiếp đến diện tích quầy pha chế, độ rộng của các lối đi và mật độ bố trí bàn ghế.

Xem thêm: Thi công quán cafe An Thổ: Nghệ thuật cải tạo trong khu biệt thự liền kề | Kendesign 

2. Kiểm soát chặt chẽ 3 giai đoạn của hợp đồng thiết kế quán cafe

Ảnh phối cảnh 3D trên máy tính thực chất chỉ là một công cụ truyền thông trực quan bằng hình ảnh để đánh lừa cảm xúc của bạn. Thứ duy nhất có giá trị pháp lý và để đội thợ xây dựng có thể hiện thực hóa công trình ngoài đời thực chính là bộ Hồ sơ bản vẽ chi tiết kỹ thuật thi công 2D. Do đó, khi ký kết hợp đồng với đơn vị thiết kế quán cafe, bạn bắt buộc phải bám sát và nghiệm thu nghiêm ngặt qua 3 cột mốc sau:

Giai đoạn 1 - Định hình mặt bằng công năng (Layout 2D): Đây là bước đi nền móng, có tầm ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và năng suất vận hành sau này của quán. Bạn phải cùng kiến trúc sư mổ xẻ, chốt thật kỹ vị trí quầy bar, luồng di chuyển của khách hàng, tuyến đi lại của nhân viên và số lượng chỗ ngồi tối ưu trên mặt bằng. Chỉ khi nào hoàn toàn thỏa mãn với mặt bằng 2D, bạn mới cho phép triển khai bước tiếp theo.

Giai đoạn 2 - Duyệt phối cảnh không gian (3D): Giai đoạn này giúp bạn kiểm soát khía cạnh thẩm mỹ thị giác, bao gồm cách phối màu chủ đạo, phong cách kiến trúc chủ đề, chất liệu bề mặt vật liệu và kịch bản ánh sáng. Hãy đối chiếu kỹ xem không gian trên máy tính đã thể hiện đúng tinh thần thương hiệu và tệp khách hàng mà bạn đang nhắm tới hay chưa.

Giai đoạn 3 - Xuất hồ sơ bản vẽ kỹ thuật thi công: Đây là cuốn cẩm nang bóc tách từng milimet kích thước từ bàn ghế, tủ quầy, cho đến sơ đồ đi dây ngầm của hệ thống cơ điện (M&E), hệ thống cấp thoát nước và điều hòa không khí. Nếu đơn vị tư vấn bàn giao thiếu bộ hồ sơ này, đội thợ thi công ngoài thực địa sẽ phải tự làm theo thói quen và kinh nghiệm cá nhân, hậu quả là phá nát hoàn toàn phom dáng và ý đồ nghệ thuật gốc của quán.

Xem thêm: Thi công quán Dee Cafe Bắc Giang | Kendesign 

3. Tỉnh táo trước bẫy miễn phí dịch vụ khi thiết kế quán cafe

Hiện nay, thị trường F&B tràn ngập những lời quảng cáo vô cùng bùi tai như: "Miễn phí 100% tiền thiết kế nếu khách hàng ký hợp đồng thi công trọn gói". Hãy luôn giữ một cái đầu lạnh và tư duy của một nhà kinh doanh: không một doanh nghiệp nào nuôi dưỡng một đội ngũ chất xám để làm việc không công cho bạn suốt cả tháng trời. Chi phí chất xám và thời gian lên ý tưởng thực chất đã được họ dịch chuyển, cài cắm một cách khéo léo vào đơn giá vật tư, nhân công hoặc các hạng mục phát sinh khác khi tiến hành xây dựng thực tế. Để bảo vệ quyền lợi cá nhân, bạn cần nắm vững hai lưu ý đàm phán sau:

Chọn giải pháp trọn gói nếu chưa có kinh nghiệm thực tế: Việc giao trọn gói từ khâu lên ý tưởng đến khi thi công cho một đơn vị vẫn là phương án an toàn nhất cho người mới bắt đầu. Lựa chọn này giúp đảm bảo tính đồng bộ tuyệt đối từ trang giấy ra thực tế, đồng thời triệt tiêu tình trạng kiến trúc sư đổ lỗi cho thợ làm sai và ngược lại đội thợ đổ lỗi cho bản vẽ phi thực tế.

Yêu cầu điều khoản bảo vệ quyền lợi và dòng vốn: Trong hợp đồng thiết kế quán cafe, bạn bắt buộc phải yêu cầu bổ sung một điều khoản rõ ràng: Sau khi nhận bàn giao toàn bộ hồ sơ bản vẽ kỹ thuật 2D, nếu bảng báo giá chi tiết phần thi công của đơn vị đó vượt quá mặt bằng chung của thị trường, bạn hoàn toàn có quyền nghiệm thu chi phí thiết kế riêng lẻ, lấy bản vẽ đó đi thuê một nhà thầu độc lập khác mà không chịu bất kỳ ràng buộc nào.

4. Giám sát danh mục vật liệu sử dụng trong thiết kế quán cafe của KTS

Một thực tế thường xảy ra ngoài công trường là các kiến trúc sư đôi khi có xu hướng chỉ định những món đồ nội thất hoặc nhóm vật liệu quá độc lạ, xa xỉ. Mục đích của việc này là để công trình sau khi lên hình trông thật điệu nghệ, bắt mắt, phục vụ cho hồ sơ năng lực và việc làm thương hiệu riêng của họ. Hậu quả là chủ quán phải đỏ mắt tìm kiếm nhà cung cấp hoặc bấm bụng chịu một mức chi phí quá cao một cách vô lý. Để kiểm soát chặt chẽ vấn đề này khi thiết kế quán cafe, bạn cần chủ động chất vấn đơn vị tư vấn bằng 3 câu hỏi cốt lõi sau:

“Tên gọi, mã màu và nguồn cung ứng của vật liệu này tại địa phương có sẵn không?” – Câu hỏi này ép đơn vị thiết kế phải sử dụng các dòng vật liệu có tính thương mại hóa cao, rõ ràng về nguồn gốc xuất xứ, tránh tình trạng vẽ ra những chất liệu không thể tìm mua trên thị trường.

“Độ bền và đặc tính lý hóa của vật liệu này trong môi trường F&B ra sao?” – Hãy bắt họ cam kết về mặt công năng sử dụng thực tế: Vật liệu đó có dễ dàng lau chùi không? Có sợ nước, sợ bã cà phê hay sợ va đập mạnh từ khách hàng hay không?

“Nếu loại vật liệu này khan hàng hoặc quá đắt, có phương án vật liệu thay thế nào tương đương không?” – Một đơn vị làm việc có tâm luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án B (vật liệu thay thế) để giúp chủ đầu tư linh hoạt xử lý bài toán ngân sách mà không làm phá vỡ phom dáng chung của quán.

Sau cùng, một dự án thiết kế quán cafe thành công và tối ưu chi phí chưa bao giờ là sản phẩm độc thoại của riêng đơn vị kiến trúc, mà đó là kết quả của sự giao thoa hoàn hảo giữa chuyên môn của kiến trúc sư và tư duy quản trị tài chính tỉnh táo của chính chủ quán.

Hãy nhìn nhận đơn vị thiết kế như một người bạn đồng hành đáng tin cậy để cùng nhau tìm lời giải cho bài toán kinh doanh, chứ không đơn thuần là một người làm thuê chỉ biết gật đầu làm theo mọi ý thích nhất thời của bạn. Khi bạn trang bị cho mình đầy đủ kiến thức và một quy trình giám sát chặt chẽ, bạn sẽ hoàn toàn làm chủ cuộc chơi, kiểm soát tốt chất lượng công trình và không bao giờ lo bị đội vốn vô lý.

Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

 Tại sao thiết kế quán cafe ảnh hưởng doanh thu? 4 bí mật vận hành hái ra tiền

Bí mật thiết kế quán cafe giữ chân khách hàng từ chuyên gia

Những khoản đốt tiền vô nghĩa khi thiết kế quán cafe 

4 ý tưởng thiết kế quán cafe độc lạ khiến đối thủ không thể sao chép

Tiêu chuẩn kỹ thuật: Thông số sống còn khi thiết kế quán cafe