Top khoản chi lãng phí khi khởi nghiệp cafe 90% người mới mắc phải

Mở quán cafe là một hành trình mà những tay mơ dễ dàng đánh rơi tiền tỷ chỉ vì những quyết định sai lầm trong giai đoạn setup. Có một nghịch lý trong ngành F&B: Không phải cứ đổ nhiều tiền là quán sẽ đông khách. Thực tế, nhiều chủ quán đã chi quá tay vào những hạng mục không hề mang lại doanh thu. 

Nếu bạn đang lên kế hoạch mở quán và muốn bảo vệ túi tiền của mình, hãy cùng bóc tách những khoản chi lãng phí và không cần thiết nhất dưới đây.

1. Đầu tư quá mức vào Decor theo trend nhưng thiếu tính công năng

Đây là cái bẫy lớn nhất mà các chủ quán trẻ thường mắc phải. Chúng ta thường bị mê hoặc bởi những tấm hình trên Pinterest hay các quán cafe nổi tiếng trên Instagram và muốn mang tất cả về quán của mình.

- Nhanh lỗi thời: Những phong cách quá rầm rộ (trend) thường chỉ kéo dài được 6-12 tháng. Khi xu hướng qua đi, không gian của bạn trở nên cũ kỹ và nhàm chán trong mắt khách hàng. Để bắt kịp trend mới, bạn lại phải đập đi xây lại – một vòng lặp tốn kém kinh khủng.

- Đồ decor đắt đỏ nhưng dễ hỏng: Những bộ đèn chùm pha lê, những bức tượng nghệ thuật hay các loại cây cảnh khó chăm sóc thường ngốn một khoản kinh phí khổng lồ nhưng không giúp ly cafe của bạn ngon hơn.

- Thiếu tính ứng dụng: Nhiều quán đầu tư bàn ghế rất đẹp nhưng ngồi cực kỳ đau lưng hoặc không phù hợp để khách làm việc, dẫn đến việc khách chỉ đến chụp ảnh một lần rồi không bao giờ quay lại.

Hãy tập trung vào phong cách không dễ lỗi thời hoặc thiết kế tối giản. Thay vì mua đồ decor đắt tiền, hãy tập trung vào ánh sáng và sự thoải mái của bàn ghế. Một không gian sạch sẽ, thoáng đãng và có gu riêng luôn bền vững hơn những thứ hào nhoáng nhất thời.

2. Máy móc thiết bị quá tải so với nhu cầu thực tế

Nhiều người mới bắt đầu thường bị các đơn vị cung cấp thiết bị thuyết phục mua những dòng máy pha cafe (Espresso machine) đời mới nhất, công suất phục vụ 500 ly/giờ trong khi quán chỉ có 20 chỗ ngồi.

- Dư thừa công suất: Bạn bỏ ra 200-300 triệu cho một bộ máy pha cafe "khủng" nhưng mỗi ngày chỉ bán được 30-50 ly. Điều này không chỉ lãng phí vốn mà còn khiến máy nhanh hỏng do không được vận hành đúng công suất thiết kế.

- Chi phí bảo trì cao: Máy càng hiện đại, linh kiện càng đắt đỏ và khó tìm. Mỗi lần bảo dưỡng hay hỏng hóc, bạn sẽ lại mất thêm một khoản tiền không nhỏ.

Hãy chọn máy pha cafe dựa trên dự báo lượng khách thực tế. Với quán nhỏ, một chiếc máy một group (1-group machine) của các thương hiệu uy tín là quá đủ. Số tiền tiết kiệm được có thể lên tới 100 triệu hãy dùng để đầu tư vào chất lượng hạt cafe hoặc đào tạo nhân viên.

3. In ấn Menu và bao bì quá cầu kỳ ngay từ đầu

Đừng vội vàng in hàng ngàn chiếc ly sứ có logo hay những cuốn menu bọc da sang trọng khi bạn chưa vận hành thử một ngày nào. Tại sao bạn không nên làm vậy?

- Menu chắc chắn sẽ thay đổi: Trong 1-3 tháng đầu, bạn sẽ nhận ra món này khách không thích, món kia cần chỉnh giá. Nếu đã in menu cứng hàng loạt, việc sửa đổi sẽ rất nhem nhuốc và tốn kém.

- Lãng phí tồn kho: In logo lên ly nhựa số lượng lớn để có giá rẻ là một sai lầm nếu sau này bạn muốn thay đổi bộ nhận diện thương hiệu hoặc mô hình kinh doanh.

Giải pháp: Giai đoạn đầu, hãy sử dụng menu kẹp giấy hoặc bảng đen viết phấn để dễ dàng thay đổi. Với bao bì, hãy dùng loại trung tính và dùng con dấu gỗ đóng logo lên. Cách này vừa mang lại cảm giác thủ công ấm áp, vừa cực kỳ linh hoạt.

4. Thuê quá nhiều nhân viên khi chưa có khách

Nhiều chủ quán vì muốn vẻ ngoài chuyên nghiệp nên ngay ngày khai trương đã thuê đủ: bảo vệ, 3 phục vụ, 2 pha chế, tạp vụ. Trong những tháng đầu, lượng khách thường không ổn định. Việc trả lương cho một đội ngũ đông đảo khi quán vắng khách là con đường ngắn nhất dẫn đến thâm hụt vốn. Hơn nữa, quá nhiều nhân viên nhàn rỗi sẽ tạo ra bầu không khí uể oải, thiếu sức sống cho quán.

Chiến lược nhân sự tinh gọn: Hãy bắt đầu với đội ngũ tối thiểu. Chủ quán nên là người trực tiếp tham gia vào các khâu để hiểu quy trình và gắn kết với khách hàng. Khi lượng khách bắt đầu ổn định và quá tải, lúc đó mới tính đến việc tuyển thêm nhân sự part-time theo giờ cao điểm.

5. Đốt tiền vào quảng cáo sai cách

Nhiều người nghĩ rằng cứ chạy quảng cáo Facebook hay thuê KOLs rầm rộ là quán sẽ đông. Thực tế, nếu cốt lõi đồ uống và dịch vụ chưa tốt, việc kéo khách đến chỉ làm quán chịu tác động xấu hơn vì những đánh giá tiêu cực sẽ lan truyền chóng mặt. Lãng phí của bạn nằm ở chỗ: 

- Quảng cáo tràn lan: Nhắm vào những người ở quá xa quán, không có khả năng quay lại thường xuyên.

- KOLs không phù hợp: Thuê một bạn TikToker chuyên review đồ ăn vặt để quảng cáo cho một quán cafe yên tĩnh đọc sách là một sự lãng phí vô ích.

Cách làm đúng: Hãy tập trung vào marketing tại chỗ và khách hàng địa phương (bán kính 2km). Một khách hàng trung thành quay lại 10 lần có giá trị hơn rất nhiều so với 10 khách đến một lần rồi đi. Hãy kể câu chuyện của quán bằng chính sự chân thành thay vì những lời quảng cáo sáo rỗng.

6. Những chi phí vặt nhưng cộng dồn cực lớn

Đừng coi thường những khoản nhỏ, chúng chính là những "vết rò rỉ" làm cạn kiệt ngân sách của bạn:

- Tồn kho nguyên liệu: Lo sợ hết hàng nên nhập quá nhiều, dẫn đến nguyên liệu hết hạn, giảm chất lượng hương vị.

- Phần mềm dư thừa: Đăng ký quá nhiều app quản lý, kế toán... trong khi một quán nhỏ chỉ cần một hệ thống tính tiền đơn giản là đủ.

- Điện năng: Đầu tư hệ thống đèn trang trí bật 24/7 hoặc máy lạnh công suất quá lớn không cần thiết.

TỔNG KẾT

Mở quán cafe là một bài toán về sự ưu tiên. Thay vì hỏi "Tôi cần mua thêm cái gì?", hãy luôn tự hỏi: "Nếu không có cái này, quán có vận hành được không?".

Lãng phí lớn nhất không nằm ở những món đồ đắt tiền, mà nằm ở "cái tôi" của chủ quán. Đừng cố gắng tạo ra một không gian để thỏa mãn sở thích cá nhân nếu nó không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc lợi nhuận cho quán.

Hãy giữ cho mình một khoản vốn dự phòng thật dày bằng cách cắt bỏ những khoản chi hào nhoáng. Sự tinh gọn và linh hoạt chính là chìa khóa để bạn vượt qua giai đoạn 6 tháng đầu đầy sóng gió.